Posts in the muutosjohtaminen category

Työn tekemistä ja tilojen käyttöä halutaan tehostaa siirtämällä työntekijöitä yhteisöllisempiin työtiloihin ja avokonttoreihin.
Kuva: Shutterstock

Teksti: Carolina Pajula, KM, työnohjaaja (STOry), lehtori / mediatuottaminen / elokuva ja televisio
Kuva: Shutterstock

_________________________


“Onpa jännittävää, kun ei vielä tiedä keiden kanssa seuraavaksi työhuoneensa jakaa?” – Kolmatta muuttoaan lyhyen ajan sisällä tekevän työntekijän Facebook -päivitys. Kuinka nopeasti sopeudumme muuton aiheuttamaan ympäristön muutokseen?

Työtilojen muutot ovat osa organisaatioiden muutosprosesseja. Työn tekemistä ja tilojen käyttöä halutaan tehostaa siirtämällä työntekijöitä yhteisöllisempiin työtiloihin ja avokonttoreihin. Organisaatioiden toimintoja muokataan yhdistelemällä eri osa-alueita uudella tavalla. Tilojen organisointeja pohditaan paljon, mutta kuinka usein kiinnitetään huomiota muuton aiheuttamaan psyykkiseen kuormitukseen? Miten paljon muuton aiheuttamia henkisiä muutoksia valmistellaan etukäteen tai osallistetaan henkilöstöä valmisteluun?

Muutto on muutos, joka voi kuormittaa työntekijöitä henkisesti yllättävän pitkään. Aika usein törmäämme muutoissa siihen, että etukäteisvalmisteluihin suunnitteluineen sekä varsinaiseen muuttamiseen ja siitä aiheutuviin yllätyksiin ei osata kunnolla varautua. Ollaan ylioptimistisia ja ajatellaan, että kaikki menee niinkuin ”Strömssöössä”.

Moni on törmännyt tilanteeseen, jossa muuton jälkeen odotellaan (melko pitkäänkin), että kaikki kalusteet ja laitteet saadaan asennettua ja työtila kuntoon. Mitä maksaa, kun asiantuntijalla ei ole käytössään työhön tarvittavia välineitä tai kun asiantuntija käyttää työaikaansa työtilan järjestelemiseen? Tämä kaikki on poissa perustehtävän suorittamiseen olevasta ajasta. Odottelun aiheuttama työtehtävien kasautuminen ei varmasti ilahduta ketään.

Muutto on muutos, jota pitää johtaa

Muuton onnistumiseen vaikuttavat useat tekijät. Kuinka paljon työntekijät saavat vaikuttaa siihen, minne muuttavat ja millaisessa ympäristössä tekevät työtään? Meillä kaikilla on erilaiset tarpeet ja toiveet, joita kaikkia ei voida toteuttaa. Toiset arvostavat hiljaisuutta ja mahdollisuutta keskittyä, toisten mielestä taas jatkuva ajatustenvaihto tuo potkua omaan työhön. Toisia häly häiritsee, toiset taas eivät edes rekisteröi sitä. Esimerkiksi viimeisimmissä aivotutkimuksissa pystytään todentamaan magneettikuvissa ihmisten erilainen reagointi hälyyn, reagointi johtuu aivojen erilaisista rakenteista eikä välttämättä negatiivisesta suhtautumisesta ääniin. (Kliuchko, Marina (2017): Noise sensitivity in the function andstructure of the brain).

Esimiesten pitää osata huomioida etukäteen erilaiset tarpeet ja kuulla muuton jälkeenkin esitettyjä korjaustoiveita. Muuton yhteydessä testataan myös se, kuinka hyvin esimies ymmärtää alaistensa työn vaatimukset. Harva osaa etukäteen varautua uusien tilojen käytön ongelmiin, ne huomataan vasta arjessa, joten esimiehen pitää olla valmis muokkamaan työolosuhteita tarpeen mukaan.

Joidenkin mielestä avokonttoria varten ei tarvitse laatia erillisiä sääntöjä, koska kaikki osaavat käyttäytyä työssä asiallisesti ja aikuismaisesti. Toisten mielestä selkeät säännöt tuovat turvallisuutta ja kanavan erilaisten toiveiden huomioimiselle. Toista ei hetkauta yhtään, että katselee toimistossa työkaverin naamaa päivästä toiseen lähietäisyydeltä, toinen kaipaa yksityisyyttä. Avokonttorissa työskentelyn hyödyistä ja haitoista on tehty paljon tutkimuksia. Mm. tanskalaisessa tutkimuksessa todetaan, että avokonttorissa työskentely on jopa lisännyt sairauspoissaoloja. (Pejtersen JH ym (2011): Sickness absence associated with shared and open-plan offices–a national cross sectional questionnaire survey).

Jos työtilassa olevat kollegatkin vaihtuvat usein, joutuu opettelemaan jokaisen erilaiset tavat toimia työpäivän aikana. Ristiriitoja saattaa herättää esim. puheluiden puhuminen, musiikin kuuntelu, avotilassa käydyt keskustelut, keskeytykset, hajusteiden käyttö, syöminen työpisteellä jne. Usein kuluu pitkä aika, ennen kuin työympäristö muotoutuu sellaiseksi, että kaikkien on miellyttävää tehdä työtään. Joku voi surra pitkään entisen työtilan jakaneita kollegoja, toiselle muutto tuo innostavia uusia ihmissuhteita ja osaamisen vaihtoa. Useissa työhyvinvointitutkimuksissa todetaan työn tuottavuuden laskevan, jos työhyvinvoinnin osa-alueissa on puutteita. Esim. Työturvallisuuskeskus listaa useita psyykkiseen, psyko-sosiaaliseen ja fyysiseen työhyvinvointiin liittyviä tekijöitä, jotka pitäisi huomioida myös muutossa (tk.fi/tyoturvallisuus_ja_tyosuojelu/tyoturvallisuuden_perusteet).

Muuton aiheuttamiin uusiin tilanteisiin sopeutumiseen pitää varata aikaa esim. ottamalla muutto huomioon työajan suunnittelussa. Siihen, kuinka kuormittavaksi muutosta aiheutuneet tilanteet kehittyvät, voidaan vaikuttaa monin keinoin. Asioista keskusteleminen, etukäteen hyvin valmistautuminen, työntekijöiden toiveiden kuunteleminen sekä osallistaminen suunnitteluun ja toteutukseen edesauttavat prosessin onnistumista. Kysymys on ympäristöstä, jossa tehdään työtä ja vietetään suuri osa ajasta. Joskus melko pieneltä tuntuvalla korjauksella voi olla iso merkitys – kustannuksiltaan ehkä hyvin vähäinen väliseinä tai akustinen ratkaisu voi lisätä työhyvinvointia merkittävästi, tuomalla työntekijälle hänen kaipaamaansa yksityisyyttä ja rauhaa.

Ongelmien ennaltaehkäisyä työnohjauksessa?

Työnohjausta voidaan käyttää monipuolisesti työelämän eri tilanteisiin. Siinä voidaan tarkastella ammattiohjaajan kanssa työyhteisön muutostilannetta, etsiä keinoja työn kuormittavuuden vähentämiseen, auttaa ammatillisessa kasvussa, etsiä yhdessä työkavereiden kanssa uusia näkökulmia työhön ja sen kehittämiseen jne. Esim. muuttojen osalta voidaan visioida yhdessä uuden työtilan toimintaa ja miettiä toiminnalle sääntöjä. Prosessin kuormitusta vähentää merkittävästi jo se, että voidaan yhdessä purkaa muutokseen liittyviä huolia ja murheita. Harvoin työnohjausta haetaan työelämän tilanteeseen, jossa kaikki on hyvin. Ongelmien ennaltaehkäisyyn soisin sitä käytettävän kuitenkin paljon nykyistä enemmän.

Työnohjaajakouluttajan työ on näköalapaikka moninaisiin toimialoihin, organisaatioihin ja toimintakulttuureihin. Työnohjausprosessin perusajatus on tarkastella työelämän ilmiöitä ja löytää niihin uusia näkökulmia sekä toimintamalleja ja ratkaisuja yhdessä työnohjaajan kanssa. Työnohjaakoulutuksen opiskelijoiden palautteessa korostuu koulutuksen monialaisuuden myötä tuleva eri toimintaympäristöihin liittyvä tietous sekä mahdollisuus nähdä monenlaisia työelämän toimintatapoja.

_________________________


Kiinnostaako työnohjaajakoulutus?
Tutustu koulutukseen ja ilmoittaudu mukaan seuraavaan toteutukseen täältä!

Onko työpaikallasi tarvetta työnohjaukselle? 
Pyydä tarjous!
Kristiina Lilja, Kehittämispäällikkö
kristiina.lilja@tamk.fi
puh. +358 50 373 2966